Formation secrétariat

Le domaine dentaire vous paraît intéressant et vous avez des études en secrétariat? La solution est simple! Contactez-nous pour plus d’informations sur la formation!

Les tâches principales du/de la secrétaire dentaire sont d’offrir un accueil impeccable au téléphone et en personne aux clients existants et potentiels de la clinique! Cette personne doit assurer le bon fonctionnement de l’établissement en annulant ou planifiant les rendez-vous et en s’assurant que les clients sont bien avisés de la date et l’heure de leur prochaine visite!

Les tâches administratives font également partie intégrante du poste de secrétaire dentaire, dont le classement de dossiers, la télécopie, photocopie et finalement la numérisation! Découvrez les détails de nos formations maintenant!

PLANIFICATION ET DÉROULEMENT FORMATION SECRÉTARIAT
HEURES: 24- 26 HEURES

PLANIFICATION COMMENT TEMPS ALLOUÉ AVEC QUI EXTRANT

1ière visite

Zoom
2 heures
DMD
  • Valider les objectifs de la formation
  • Valider les attentes de la formation 
  • Valider les points critiques du déroulement de la clinique face au secrétariat 
  • Valider la délégation d’actes de facturation entre les assistantes, les hygiénistes et les secrétaires
  • Établir les priorités avec le dentiste
  • Définir les tâches des employés impliqués
  • Établir la liste des temps de rendez-vous 
  • Établir la liste de prix
  • Établir le protocole de gestion des urgences (combien par jour, à quel endroit dans l’horaire)
2ème visite
Présentielle
3-4 heures
Assistante, DMD, secrétaire,HD
  • Observation de la secrétaire, assistante, hygiéniste (voir questionnaire) 
  • Valider les méthodes de communication entre les différents membres du personnel lors du passage au secrétariat
  • Observation de la réunion matinale
Préparation du rapport
Hors formation
1 heure
Formatrice
Sommaire exécutif pré formation
3ème visite
Zoom
1 heure
DMD
Explication du rapport exécutif des observations
Préparation des visites
Hors formation
4 heures
Formatrice
Préparation de la formation personnalisée
4ème visite
Présentielle
3 heures
Secrétariat
  • Accueil client (quoi faire, quelle information récolter, quoi mentionner)
  • Tâches du début de journée
  • Tâches de fin de journée
  • Protocole pour la réunion matinale
  • Mise en place de “checklist” (journalière, hebdomadaire et mensuelle)
5ème visite
Présentielle
3 heures 30
Secrétariat
  • Retour sur la séance précédente (ce qui a bien fonctionné et ce qui a moins bien fonctionné)
  • Méthode de facturation (Assurance, RAMQ)
  • Validation des éléments inscrits au dossier qui permettent à la secrétaire de bien facturer
  • Valider le rapport avec l’argent et l'aisance à facturer et à appliquer
  • Valider les politiques internes (délégation assurances, frais rv manqué, dépôts etc.) et s’assurer que la secrétaire est confortable
Rencontre
Zoom
30 minutes- 1h
DMD

Retour sur les performances et changements dans les habitudes.

  • Quels sont les changements remarqués?
  • Quelles sont les améliorations et les comportements inchangés?
  • Comment la motivation du département va?
  • Quelle est votre façon de vérifier les changements de comportement?
  • Qui monitore le tout?
  • Communiquez-vous avec le département face à vos observations?
  • De quelle façon vous y prenez-vous?
6ème visite
Présentielle
3 heures
Secrétariat
  • 30 minutes rencontre avec le personnelle pour valider les attentes en salle des PRV et notes aux dossiers
  • Protocole de suivi des plan de traitement et examen de rappels
  • Gestion de la liste prioritaire, des urgences
  • Quelle information doit être placée dans le dossier et dans l’horaire
  • Protocole sur les appels téléphoniques entrants et sortants
  • Protocole standard sur les temps de rendez-vous
  • Quelles informations doivent être pris en compte avant de confirmer un patient
Rencontre
Zoom
30 minutes- 1h
DMD

Retour sur les performances et changements dans les habitudes.

  • Quels sont les changements remarqués?
  • Quelles sont les améliorations et les comportements inchangés?
  • Comment la motivation du département va?
  • Quelle est votre façon de vérifier les changements de comportement?
  • Qui monitore le tout?
  • Communiquez-vous avec le département face à vos observations?
  • De quelle façon vous y prenez-vous?
7ème visite
Présentielle
4 heures à 6 heures
Assistante, DMD, secrétaire,HD
Observation sur l’intégration des notions mis en places
Préparation du rapport
Hors formation
1 heure
Formatrice
Sommaire exécutif post formation
8ème visite
Zoom
1 heure
DMD
  • Présentation du sommaire exécutif post formation 
  • Mise au point sur les améliorations et les éléments à améliorer